電子帳簿保存法の改正で、2024年1月からは紙で保存していた領収書や請求書などを電子保存することが必要になりました。
電子帳簿保存法対応をうたった文書管理システムのセールスが増え、また出費がかさむのかとお嘆きの方もいらっしゃるかもしれません。
この記事では、
・電帳法改正で新たなシステム導入は必要か？
・スムーズに帳簿の電子化を進める方法は？
といった疑問について、
「システム開発ならセマンティック・アイ」のITエンジニアが、中小企業向けにわかりやすく解説します。
セマンティック・アイはシステム開発会社であると同時に、事業会社の情報システム関連会社ですので、税理士の先生にお話を伺いながらこうした法改正にもすでに対応しています。
電帳法改正のポイントや、最低限対応しなければならないこと、具体的に対応した内容もお伝えしますので、対応事例としてご参考になさってください。
この記事が、御社の適切なDX化のお役立ちになれば幸いです。
目次
中小企業は電子帳簿保存法のシステム導入が必要？
中小企業の場合、電子帳簿保存法のシステム導入は必ずしも必要ではありません。
電子帳簿保存法改正で、中小企業を含めた全事業者が対象になるものは「電子取引のデータ保存」です。
電子データの保存が必要な書類は、請求書・領収書・発注書のような取引書類です。
これまでは、電子取引の書類データ保存は紙で印刷したものを原本として保管できました。
電子帳簿保存法改正に伴い、2024年1月以降は電子取引情報を原則データで、電子帳簿保存法の要件で保存する必要があります。
電子帳簿保存法対応の文書管理システムというのも、大抵はこの改正に対応するためのものですが、やるべきことを見定めれば運用の範囲で対応できます。
システム導入がいらない対応方法について詳しくご説明します。
電帳法のシステム導入がいらない、最低限の対応方法とは？
電子帳簿保存法のシステム導入がいらない最低限の対応方法は、
・電子データでしか書類がない場合に限定する
・要件に沿ったファイル名で電子保存する
になります。
詳しく解説します。
電子データでしか書類がない場合に限定する
電子データでしか書類がない場合にのみ対応することで、新たにシステムを導入せずとも運用の範囲で対応できます。
電子取引のデータ保存の対象になっているのは、電子取引を行った際の書類です。
つまり、取引先から紙で送られてきた請求書などは、今まで通り紙で保存してもまったく問題ありません。
例えば、取引先から請求書がメールに添付したpdfで送られてきた場合は電子取引になり、データ保存が必要です。
「だったら、取引先に言ってpdfで請求書送ってもらうのはやめよう。
これからは全部紙で郵送で送ってもらうようにしよう」
と思われた方、少しだけ待ってください。
請求書がpdfで送られてきた場合でも、後日原本が郵送されれば紙で保存することが可能です。
原本は後日送ってもらうけど、とりあえず経理の処理に必要なのでpdfで送ってよ、みたいなケースでは紙保存が可能、ということなのです。
pdfの請求書が送られてきて、原本は送ってこない。
原本ちょうだいって電話をすると、送ったpdfが原本ですって言われる。
そういった場合のみ電子保存が必須です。
このようにポイントを見極めると、対象となる取引は意外と少ないのではないでしょうか？
要件に沿ったファイル名で電子保存する
要件に沿ったファイル名で電子保存することで、新たにシステムを導入せずとも運用の範囲で対応できます。
電子取引データの保存は、以下の要件を満たす必要があります。
- 取引年月日、取引金額、取引先で検索ができる
- 日付または金額の範囲指定で検索ができる
- 2項目以上の任意の項目を組み合わせて検索できる
- 税務職員の質問検査権にもとづくダウンロードの求めに応じる場合は、2.と3.は不要
皆さんが普段お使いのパソコンにはファイル検索の機能が標準的に備わっていて、最新のOSであればファイルの内部テキストまで検索できる機能も持っています。
しかし、スキャンして作成したPDFファイルなどではこの内部検索がかからないこともあるため、ファイル名を以下のように変更してください。
（取引先名）_（取引年月日）_（取引金額）.pdf
こうすればファイル名に取引先名、取引年月日、取引金額が含まれるため、OS標準のファイル名検索で該当ファイルを見つけることができるようになります。
「日付や金額の範囲指定で検索ができないじゃないか」
と思われた方もいるかもしれません。
確かにこの方法だけでは、日付・金額の範囲指定での検索はできません。
もちろん検索できた方が良いですが、「日付または金額の範囲指定の検索」は税務職員の質問検査権にもとづくダウンロードの求めに応じる場合は不要なので、現時点で対応しなくても大丈夫です。
ひとまずはシステム導入をせず最低限の対応をしておきたい、という中小企業は
・電子データでしか書類がない場合に限定する
・取引先名、取引年月日、取引金額を含めたファイル名で電子保存する
以上２つのご対応をおすすめします。
「ファイルが多すぎて、ファイル名を変更するだけでも大変」
「ファイルが多すぎて、検索に時間がかかって困っている」
とお困りの方は、セマンティック・アイにご相談ください。
1日に1件しか請求書がこないのであれば問題ないでしょうが、10件も20件もメールで送られてくるような場合、いちいちpdfファイルを開いて金額や日付をコピーしてファイルをリネームすることはかなり面倒です。
また、保存するファイルが増えてくると、ファイル検索では検索に時間がかかったり、複数のファイルがひっかかって狙ったファイルが見つけにくくなったりします。
電子取引データの量がある程度のボリュームになってくれば、システムを検討する価値があるかもしれません。
セマンティック・アイの電子帳簿保存法システムとは？
セマンティック・アイでは、電子帳簿保存法対応のため、AIがファイルの中身を読み取って、ファイル情報をデータベースに登録するドキュメント管理システムを自社開発しました。
【セマンティック・アイの電子帳簿保存法システム】
電子取引データのファイルをアップロード
↓
AIが自動的にファイルの中身を読み取り
↓
日付・金額・取引先名をデータベースに登録
↓
高速に検索が可能
このシステムのメリットは、
・社員はファイルアップロードのみの対応なので業務効率が高まる
・データはクラウド上に保存され、編集の履歴がすべて残るので、悪意のある改ざん防止になる
・どんなレイアウトの伝票も、高い精度でAI読み取りができる
というものになります。
他社既製のAIを使った電子帳簿保存法システムでは、事前に伝票のフォーマットをAIに学習させる必要があります。
100社から請求書をもらっている会社であれば100種類の請求書を事前にAIに読み込ませ、レイアウトを覚えさせる必要があるのです。
請求書の種類が多すぎて事前に学習させるのが難しい企業様向けに、事前学習が不要で、どんな伝票であっても高い精度で読み取ることができる文書管理システムを開発しております。
もし電子取引の電子データ保存に課題を感じており、他社様のパッケージやサービスでは満足できない、という企業様は、ぜひセマンティック・アイにご相談ください。お力になれると思います。
中小企業向け電子帳簿保存法のシステム導入まとめ
中小企業の場合、電子帳簿保存法のシステム導入が必ずしも必要ではありません。
システム導入をせず最低限対応しておきたいことをお伝えしながら、AIを使った自社開発システムについて解説しました。
電子取引データの量がある程度のボリュームになってくれば、システムを検討する価値があります。
「デジタル技術を使って業務の効率を上げたいが、費用が高くて費用対効果が見えない」
セマンティック・アイではこういった中小企業の声に対応するため、月額制の開発メニューをご用意しています。
毎月の進捗を見てもらいながら、こまめに打ち合わせて、柔軟に開発を進めることで「お客様が本当に必要だったもの」を提供することが可能です。
セマンティック・アイの定額サービスについてはこちらのページで詳しくご紹介しています。
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株式会社セマンティック・アイ取締役
DX推進と業務システム開発のプロフェッショナル
プログラミング歴25年。新卒当時はObjective-Cの仕事がなかったため、大手ITベンダーで新規開拓営業を経験。関西の中小企業に業種問わず数百社訪問し、ITを使った課題解決に尽力。その後三友工業株式会社に入社し、企画室長として社内DX推進と業務システム開発に従事。現在はセマンティック・アイに移籍し社内外の業務システムを開発している。フルスタックエンジニアとしてインフラからiOSアプリまで幅広く対応可能。
